I ett samtal om processer och rutiner för planering och prioritering av projekt häromdagen slog en annan insikt in sig i pannan. Vi pratade om att det är en utmaning att designa modell och rutiner som fungerar och används. Vi lägger ner stor kraft på att arbeta igenom en förändring som alla ska förstå och följa. Men det fungerar endast vid normala förutsättningar. När det uppstår situationer som kräver akut hantering är risken stor att den etablerade processen inte håller, vi drabbas av en kris.
Normalt sett krävs av en kris att det ska innebära skada för samhället, för viktiga tjänster i ett företag eller en myndighet, det ska fara för liv och lem. Den typen av kriser finns det ofta (nja) mycket (nja) genomarbetad beredskap för att hantera. Det är en av de ytterst få tillfällen där vi faktiskt övar oss i gemensamt arbete i verksamheten. Det märkliga är att vi väldigt sällan får anledning att praktisera det vi tränat, men det kanske vi ska vara glad för :)
Poängen är att vi borde hantera den normala verksamheten, och dess rimliga kriser på samma sätt. Det skulle vara så enkelt att spela upp ett scenario där det krävs en akut insats för t.ex. omplanering och omprioritering av en utvecklingsplan eller någon annan minikris som ställer till elände men inte riskerar våra liv. När vi måste utanför den normala processen och snabbt försöka kommunicera med de viktigaste rollerna och få ihop material som är tillräckligt bra och göra andra snabba bedömningar. Det är då vi borde ha tänkt igenom, det är då vi borde ha tränat.
Men det gör vi inte. Men vi borde. Och vi måste.
Ett sunt krisperspektiv på all vår verksamhet skulle skapa förutsättningar för och göra det enklare att hantera stressen som kan lamslå min hjärna när det skiter sig på riktigt ;) När barnen skriker, mitt i pannkaksfixandet, att de vill ha korv och stuvade makaroner istället, och pappas hjärna bryter ihop eftersom mjölken är slut och korven är fryst och… :D
Då skulle det vara bra med en schysst beredskap :) men å andra sidan så är ju varje dag en krisövning när man har barn ;)
Vilket intressant exempel. På mitt förra jobb arbetade vi med scenarioövningar i varje förändring, oavsett om den var stor eller liten. När en process ändrades körde vi igenom en form av torrsimsövningar där vi tränade alla i processstegen. Processägarna var med och fick se hur arbetet funkade inne i processen…men vi körde aldrig avvikelser med risktanken bakom. Ska ta med mig det vid tillfälle…men är inte kvar där nu.
Häftigt, jag tror att vi generellt sätt tränar alldeles åt h-e för lite i våra verksamheter. Vi gör alla misstag direkt i skarpt läge och ska det tränas så är det chefer i konflikthantering. Bara grejen att jag tränar mig i konflikthantering bekräftar ju att jag är rädd för konflikten :)
Nåväl, konflikter åsido så tror jag att ett riskperspektiv på den normala verksamheten kan göra väldigt gott även för de normala processerna utan att det skapas någon kris ;) Hängde’ru me :)
Var var du när ni körde scenarier?